Организационная техника
Тема: «Введение»
Организационная техника (оргтехника) - это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно -технического труда. Эти средства довольно разнообразны: в их числе «конторская мелочь» (карандаши, авторучки, ластики, клей и пр.), копировальная техника, телефон, телефакс и т. д. Оргтехника классифицируется по виду носителя информации, по функциональному признаку. По виду носителя информации различаются средства оргтехники, использующие несветочувствительные носители на бумажной основе, носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.), микро носители, звуко- и видео носители, а также магнитные носители.
По функциональному признаку принято выделять: средства составления и изготовления текстовых и табличных документов, средства репрографии и оперативной полиграфии, средства обработки документов, средства хранения, поиска и транспортировки документов, средства электросвязи, банковскую оргтехнику, а также прочие средства. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов – это ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофоны и некоторая другая техника.
К средствам репрографии и оперативной полиграфии относятся средства фотографического копирования, диазографического копирования, электрофотографического копирования, термографического копирования, электронно-искрового копирования, микрографии, ризографического копирования, гектографической (спиртовой) печати, трафаретной (ротаторной) печати, оперативной офсетной печати.
Выбор способов копирования определяется характером, форматом, назначением и последующим использованием документации.
В числе средств обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные, листоподборочные и сортировальные; скрепляющие, склеивающие и переплетные, конвертовскрывающие, резательные, адресовальные, штемпелевальные машины, шредеры (уничтожители документов) и др.
Средства хранения, поиска и транспортировки документов включают в себя первичные средства хранения документов (папки, конверты, коробки и т. п.) и вторичные средства хранения документов (шкафы, сейфы, ящики, стеллажи, картотечное оборудование и т. п.). Сюда относятся также тележки для транспортировки документов, лифтовое оборудование, транспортеры, конвейеры, пневматическая почта, оборудование для хранения электронных носителей информации.
Под банковской оргтехникой понимают устройства, предназначенные для обработки купюр, монет, пластиковых кредитных карт. Сюда относятся оборудование для проверки подлинности банкнот, для счета купюр, устройства для упаковки банкнот, а также банкоматы.
Выбор средств оргтехники осуществляется с учетом следующих основных факторов: объемно-временные характеристики документооборота, в частности, объем копируемых документов; фирма-производитель; технические и эксплуатационные характеристики оборудования, его стоимость; стоимость расходных материалов и частота их смены; организация и стоимость эксплуатации технических средств; эргономические характеристики оборудования и степень его влияния на здоровье человека.
Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации.
К средствам электросвязи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации и пр. Телефонная станция - это здание с комплексом технических средств, предназначенных для коммутации каналов телефонной сети. На телефонной станции производится соединение определенных телефонных каналов - абонентских и соединительных линий на время телефонных переговоров и их разъединение по окончании переговоров.
Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой информации и обычно состоит из двух основных частей: коммутационно-вызывной, предназначенной для соединения и разъединения абонентов, и разговорной, обеспечивающей прием и передачу речи. В современных телефонных аппаратах широко применяются специализированные большие интегральные схемы функционального назначения, а также микропроцессорные системы, обеспечивающие автономное получение широкого спектра дополнительных возможностей и превращающие телефонный аппарат в многофункциональное абонентское телефонное устройство. Сотовым (мобильным) телефоном является средство поддержки постоянного контакта, поскольку разговор продолжается и тогда, когда абонент перемещается из одной «соты» (зона обслуживания базовой станции) в другую.
Пейджер - это компактный радиоприемник, который работает в диапазоне УКВ и принимает закодированные в определенном формате текстовые и цифровые сообщения. Для того чтобы передать что-либо клиенту пейджинговой компании, необходимо знать его личный абонентский номер и номер операторского бюро компании. Но в отличие от сотового телефона связь обычно осуществляется только в одну сторону. Существуют модели пейджеров, обладающие возможностями передачи сообщений (твейджеры). Недостаток пейджинговой связи - зависимость от телефонной линии: чтобы отправить сообщение, нужно звонить по телефону. Кроме того, нет возможности узнать, получено ли адресатом направленное сообщение.
В настоящее время актуально внедрение квазиэлектронных и электронных автоматических телефонных станций (АТС) с программным управлением, создание цифровых и волоконно-оптических систем связи, справочно-информационных систем, связь с которыми осуществляется по автоматически коммутируемой телефонной сети.
Все меньшее значение имеют телеграфные сети:
- внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи (ОП);
- внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями (АТ50);
- международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;
- международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всем мире (TELEX - teleprinter exchange service).
Сеть TELEX включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и конечные абонентские устройства – телетайпы. Параметры телетайпов стандартизированы Международным консультативным комитетом по телефонии и телеграфии.
В числе прочих средств оргтехники многофункциональные центры, средства защиты, компьютерные аксессуары. Использование компьютерных аксессуаров -необходимое средство удовлетворения жестких требований современной эргономики и охраны здоровья. Компьютерные аксессуары можно условно классифицировать следующим образом:
- средства хранения и транспортировки дискет и компакт-дисков (коробки, боксы, контейнеры и пр.);
- многофункциональные стационарные средства для хранения носителей, размещения дополнительных приспособлений и т. д.;
- средства защиты здоровья от негативного воздействия технических средств (экранные фильтры различного типа и назначения, подставки под кисти рук и т. п.);
- средства защиты технических средств от воздействия окружающей среды (жесткие и гибкие чехлы и пленки для клавиатуры и функциональных блоков технического средства);
- средства, расширяющие функциональные возможности компьютера или средств оргтехники (манипуляторы различной конструкции, коммутаторы, коммутационные кабели и т. п.);
- средства обслуживания и ремонта (специализированные наборы инструментов для ремонта ПК и средств оргтехники, чистящие жидкости и салфетки, вакуумные пылесосы и пр.);
- средства эргономики (коврики для мыши, подставки для мониторов и принтеров, специальные столы для техники, зажимы для бумаг и т. п.).